TODO/タスクの優先順位付けに使う時間を減らす工夫
こんにちは! くずなつ (@kuzunatsu) です。
TODOとタスクをメモする癖がついたあとに必ず突き当たる『リストはできたけれど優先順位がつけられない問題』への一工夫です。
優先順位がつけられない問題
私はGTD (Getting Things Done) という方法でTODO/タスクを管理しています。
思いついたことは全部メモして、やると決めたことは状況別に一覧を見られるようにする方法です。
たとえば家にいるときは、『家にいるときのやることリスト』を見て、今やることを選びます。
でも膨大なリストが表示されるので、どれを今やるか選ぶことに時間がかかっていました。「トイレットペーパーの補充」なんて、悩んでる時間でできるじゃないか……という状況でした。
バカバカしいけれど真面目な話、今やることを決められないのです。
「これで解決できそう」と根拠なしに思いついて最近試している方法が、うまく説明されている記事を見つけたので紹介します。
コンピューターの方法を参考にしてみる
コンピューターがタスクを実行する順番を決める方法を参考にしてみてはという記事です。なんと2003年に同じ問題に突き当たって、解決済みだそうです。
そして目に痛いこの一文。
コンピューターに習うべきひとつ目のポイントは、「タスクの優先順位付けに費やす時間は、それらのタスクをやり遂げるのに費やす時間ではない」ということ。
そう、リストをいくら良くしても、何も進んでいないんですよね。進めたような気分になっているのは幻です。頭ではわかります。
この記事によると、順番を決める方法は2つあるそうです。
① 優先順位をつけない
「つけられないないならつけなければ良いんだ！」という、いきなりの逆転の発想です。
直感に反した解決方法として、「ランク付け」をやめて「限られた数の優先バケツを設ける」という方法を選択しました。これにより、システムは「次に何をすべきか？」についてはそれほど正確な回答を出せなくなってしまいますが、タスクを実行するための時間を多く用意できるようになるそうです。
つまり、私のTODO/タスク管理方法で実際に使うときは、やらないといけないことの数を限定して一覧を作るということですね。
ただここまでだと、今何をするかは決められません。
決めるためにどうするかも書いてあります。
意外にも、時には完璧な順序で物事を実行していくことをあきらめることが、タスクを実行する上での助けとなるそうです。
具体的には、「絶対にやらないといけないことには実行する順番なんて必要ないよね！」と割りきって、時間順かランダムで進めるのが時短になるそうです。
これをメール管理術に置き換えてみると、メールを仕分けすることが最も重要なタスクであるとしていると、肝心のメールをチェックしたり返信したりする時間が足りなくなってしまう可能性があるため、時間順もしくは完全にランダムにメールを返信していくことがオススメとのこと。
私の場合、『絶対にやらないといけないこと』は、過去記事の分類1、2に当たります。
私の分類はこれです。
- やるべきこと
- やらざるをえないこと
- やった方が良いこと
- やりたいこと
分類1 (やるべきこと) 、2 (やらざるをえないこと) のフォルダに入っていて、｢@自宅｣など場所のタグが付いているTODO/タスクを一覧できるようにしています。
期限が迫ったTODO/タスクがない場合は、ここから抽選アプリでランダムに決めるのが、確かに経験的に一番時間の無駄が少ないです。
根拠があるどころか、コンピューターで当たり前に使われている方法とはびっくりです。
② 細かいTODOはまとめて実行
私の場合、｢バッグの中のゴミを捨てる」や｢靴の中敷きを洗濯機に入れる」といった、1〜2分で終わるTODOが分類2 (やらざるをえないこと) に必ずあります。
これを抽選アプリでいちいち抽選するのは時間がかかりすぎます。またその場で決めると、頭を切り替える時間も毎回必要になります。この無駄時間をどう減らすか。
重要ではないタスクをグループ化しておき、まとめて処理することで中断を最小限にすることが可能となります。
※ 引用内の『中断』とは、タスクを切り替えるときのコンピューターのメモリのデータ入れ替えのことです。
要は、「細かいTODOはまとめて実行すると良いよ」ということです。
実際の私のTODO処理で実際に使うときは、1〜2分で終わるTODOの一覧を表示させて、何も考えずに上から実行しています。
この方法のデメリット
真面目にやればやるほど、分類1 (やるべきこと) と2 (やらざるをえないこと) のリストが大きくなって、必要なことを必要なタイミングでできなくなっていきます。
分類1 (やるべきこと) 、2 (やらざるをえないこと) に入れるTODO/タスクをとにかく最小限まで減らす必要があります。
今のところ私は『最小限』の定義がうまくできていません。引用元のように数で一律に決めるのではない方が良い気がしていますが、中途半端な定義でやるより「今日の分類1は3つ！」と決めた方がスッキリする分マシなのはわかりました。
分類4の『生活に必須ではないけれどやりたいこと』に手をつけるために、空き時間を作るのは重要です。
ちなみに私はADHDなので、本当にやりたいと思ったことは、最低限の家事ができてなくても衝動的にやっちゃうことが多いです。
最近だと、どうぶつの森がやばかったです (過去形)。
機械のような厳密さでは実行できていません。する必要もないと思っています。言い訳だけど、全てをロジカルにやるのは人間には無理です。
デジタル管理が私は好き
アナログ管理では色々な一覧を作るのが大変なので、TODO/タスク管理はほぼデジタルです。デジタルなら検索条件を保存して、色々な一覧を表示できます。
アラームを鳴らせるのもデジタル管理の強みですね。
でも正直なところ、誰にでも勧められる方法ではありません。
例えば、私は2009年からOmniFocusというGTDアプリを使っていますが、これをマトモに使うには本を数冊読む必要があります。
このあたり。
デビッド・アレン 二見書房 2010-11-26
ネット上の情報だと、このあたりは本に沿った内容です。
ADHDの診断が出ている私でも忘れ物や遅刻がほぼなくなるところまで持っていけたので、チャレンジしがいはあると思います。
デジタル管理にする前は『GTD+R』というアナログの方法で管理していました。GTD自体は考え方なので、アナログでもデジタルでもできる方法です。こちらは気楽にはじめられる方法なので、いずれ紹介したいと思います。
何だか難しい内容になってしまいましたが、それでは！
余談: TODOとタスクは一応区別して使っています。大体の場合、TODOは私の分類では2 (やらざるをえないこと) 、タスクは1 (やるべきこと) です。これはあまり意味がなくて単なるこだわりかもしれないです。
